Mengenal Access Control

Mengenal Access Control

Kendati Access Control tidak berhubungan erat dengan Alarm dan CCTV, namun kami mencoba memberikan informasi dasar kepada mereka yang berminat mengikuti perkembangannya. Adapun alasan yang mendorong kami membahasnya di Blog ini adalah didapatinya kenyataan, bahwasanya terkadang kita kurang menyerap penuh apa yang menjadi kebutuhan user. Sementara itu di sisi lain, pengetahuan kita di bidang inipun boleh dibilang masih kurang. Hal ini pada gilirannya akan mengganggu dalam implementasi di lapangan, sehingga pekerjaan akan terkesan lama dan berlarut-larut. Dalam kasus seperti inipun soal Critical Design Review tetap memegang peranan penting sebagaimana kita bisa melihatnya nanti.


Maka dari itu, hal penting yang perlu diperhatikan pertama kali oleh para pemula di bidang ini (termasuk kami!) diantaranya adalah:

1. Fungsi Access Control.

2. Jenis-jenis media Access Control.

3. Pengertian istilah pada Access Control.

4. Blok diagram Access Control.

5. Berbagai sistem Access Control.

6. Permasalahan umum seputar Access Control.

7. Tips Troubleshooting.

Dalam perjalanannya nanti, kami akan menyisipkan pula hal-hal yang kerap kali luput dari perhatian kita manakala diminta oleh customer untuk memasang sistem ini. 

1. Fungsi Access Control
Access Control umumnya dibagi ke dalam dua fungsi:
- Sebagai Door Access (Management), yaitu membatasi hak masuk seseorang ke pintu tertentu.
- Sebagai Attendance System, yaitu sebagai mesin absensi karyawan.


Oleh karena kedua aplikasi ini berbeda dalam sifat dan penerapannya, maka apabila kita ingin menggabungkannya ke dalam satu sistem (dengan satu software), maka diperlukan perencanaan dan persiapan yang matang. Terlebih lagi jika jumlah karyawannya cukup banyak dan pintu keluar masuknyapun bervariasi. Persiapan ini kerap terlewatkan oleh vendor, karena terlalu "asyik" berkonsentrasi pada deadline masuknya penawaran harga. Padahal, pengaturan hak akses pun tidak kalah penting dan mesti dibicarakan jauh hari sebelumnya dengan pihak pemakai (user), paling tidak berapa jumlah karyawan dan departemennya. Beberapa data perencanaan penting lainnya yang perlu diketahui jauh-jauh hari sebelumnya adalah:


1. Berapa jumlah karyawan secara keseluruhan, karena ini akan menyangkut pada kapasitas Reader.
2. Berapa jumlah Departemen, karena akan terkait pada pembagian access group.
3. Berapa jumlah karyawan per Departemen, karena akan menyangkut Group Member, Time Zone atau Shift.
4. Berapa jumlah pintu per Departemen, karena menyangkut jumlah Reader (Quantity).
5. Media access yang dipakai, karena menyangkut soal kecepatan, ketahanan, keamanan dan yang terpenting adalah soal anggaran biaya (cost).
6. Pengaturan jam access (Time Zone).
7. Pengaturan mode access (Card only dan Card plus PIN).
8. Format pelaporan yang dikehendaki (harian, mingguan, bulanan atau tahunan), karena menyangkut perlu tidaknya pengembangan software dari pihak ketiga.
9. Penggabungan sistem ini ke dalam penghitungan gaji (payroll).
10. Garansi unit pada saat terjadi trouble.


Oleh karena tuntutan aplikasi user biasanya lebih tinggi daripada software standar yang menyertai produk (khususnya produk yang termasuk "kelas bawah"), maka seyogianya vendor pemula membatasi target instalasi sistem ini sampai pada tingkat tertentu saja, misalnya sebatas pada collecting data yang dilakukan oleh software standar bawaannya. Artinya sampai sebatas reader mengirimkan data ke software. Sedangkan untuk pengolahan datanya diserahkan kepada pihak pengembang software, baik dari User sendiri ataupun jasa pihak ketiga yang kompeten. Hal ini paling tidak dapat  mengurangi "beban" vendor sendiri, terlebih lagi jika terjadi misunderstanding, dimana apa yang dikehendaki user ternyata melenceng dari kesepakatan awal disebabkan oleh beberapa faktor. Jika sudah begini, maka pekerjaan sederhanapun akan terkesan berlarut-larut.


2. Media Access Control
Ilustrasi di bawah ini adalah contoh media yang paling umum digunakan dalam sistem Access Control. Masing-masing jenis memiliki keunggulan dan keterbatasan, sehingga dalam memilih mana yang tepat kita perlu mempertimbangkan beberapa faktor, diantaranya:
- Jumlah pemegang kartu (card holders)
- Aplikasi (apakah sebagai Door Access atau Time Attendance)
- Kecepatan baca (reading speed)
- Umur pemakaian (life time)
- Lingkungan kerja (environment)
- Harga (cost)

Selain itu ada pula Reader yang menggunakan sidik jari, bentuk tangan,  bahkan scanning pada retina mata, seperti terlihat pada ilustrasi di bawah ini:

Ada hal penting yang perlu kami sampaikan di sini, yaitu: adakalanya untuk aplikasi sederhana kita tidak memerlukan peralatan dan sistem yang "canggih" (kaya akan feature) dan berharga mahal. Menurut kami, kecanggihan satu sistem terletak pada ketepatan dalam menentukan produk, kesederhanaan desain dan kemudahan pengoperasian. Dan khusus untuk Access Control, maka kualitas software aplikasi- lah yang menjadi tolok ukur, apakah ia mudah  atau malah membuat ribet si pemakai.