Tanpa bermaksud menggurui, kami mencatat sedikitnya ada 10 faktor yang menyebabkan satu proyek tidak berjalan dengan sukses, hingga akhirnya terbengkalai dan terkatung-katung. Tetapi sebelumnya, kami akan membatasi pengertian sukses di sini, yaitu: sistem yang terpasang benar-benar terpakai oleh user tanpa ada kendala teknis yang berarti. Sementara itu penyebab kegagalan ini merupakan kekeliruan kolektif yang terjadi hampir di semua lini perusahaan, mulai dari jajaran staf sampai dengan pelaksana lapangan. Evaluasi menyeluruh sangat penting dilakukan, sehingga diketahui pada point manakah proyek kita mengalami stagnasi dengan harapan agar bisa diperbaiki di kemudian hari. Oleh karena melulu membahas kegagalan satu proyek, maka posting di atas sebenarnya lebih tepat jika diberi judul "10 Penyebab Kegagalan Satu Proyek (Alarm dan CCTV)". Adapun ke-10 faktor penyebab kegagalan satu proyek tersebut adalah:
1. Vendor Kurang Menyerap Kebutuhan User (Client)
Seperti diketahui tujuan utama dari suatu desain adalah bertemunya kebutuhan user dengan sistem yang akan ditawarkan. Makin klop, maka semakin baik. Artinya, teknologi yang ada saat itu bisa memenuhi kebutuhan user. Tentu akan lebih baik lagi apabila desain yang diajukan malah bisa melebihi apa yang dibutuhkan user, terlepas apakah kelebihan feature ini nantinya terpakai atau tidak. Pada tahap inilah peran seorang Technical Advisor, Technical Support, System Designer
atau semisalnya menjadi penting, baik secara tim maupun perorangan.
Selama tidak terlalu banyak orang -apalagi yang tidak satu ide- bekerja
secara Team Work diakui lebih baik daripada individual. Dalam team work setidaknya kita bisa melakukan crosscheck antar
sesama rekan mengenai desain yang akan diajukan, terutama prediksi
terhadap kendala di lapangan pada saat implementasinya nanti. Berbeda
dengan bekerja sendiri, maka seorang desainer sistem harus mampu melihat
dari berbagai aspek, dimanakah kira-kira nanti bakal dijumpai masalah
ini dan itu.
Nah, di titik inilah pokok masalah selalu timbul, yaitu manakala vendor (penjual) sudah terdesak oleh batas waktu penawaran harga yang hanya tersisa 1-2 hari lagi. Lebih runyam lagi apabila vendor hanya berbekal informasi yang sangat minim, sehingga tidak tahu persis apa kebutuhan user. Informasi ini biasanya diperoleh melalui pihak kedua -bahkan ketiga- yang hanya memegang BoQ saja dari pihak lain. Sedangkan informasi yang lebih perlu -yaitu wiring diagram sistem- justru tidak ada sama sekali. Kami berani mengatakan, bahwa BoQ tanpa dilengkapi dengan wiring diagram tidak berarti apa-apa, selain menyisakan pekerjaan yang menjemukan. Apa sebab? Sebab wiring diagram adalah kunci emas dari satu sistem yang akan menentukan sukses tidaknya pekerjaan. Believe it or not, kerja tanpa diagram ibarat meraba dalam gelap. Kendati kita berhasil memegang sesuatu, namun kita tidak tahu posisi sesuatu itu ada di mana. Demikian pula halnya dengan BoQ. Kendati kita mengetahui persis nama unit yang dimaksud, namun tidak serta merta mengetahui dimana posisinya dalam sistem, kecuali setelah dipelajari secara mendalam. Apalagi jika kita tidak mengetahui persis unit apa yang dimaksud di dalam BoQ tersebut, maka proses pembuatan penawaranpun menjadi lama. Akan tetapi, karena dikejar deadline, maka tidak jarang penawaranpun diajukan ala kadarnya.
Inilah yang kami maksud dengan menyerap kebutuhan user. Kredibilitas vendor akan terlihat pada point ini. Vendor kredibel tentu tidak melulu mengedepankan profit, tanpa memberikan solusi terbaik. Memang kedengarannya idealis, sehingga anda boleh membantah kami dalam hal ini! Namun, saran kami pada user ataupun pemberi pekerjaan, berikanlah vendor informasi selengkap mungkin, terutama diagram sistem yang jelas sebagai kelengkapan dari BoQ (rincian unit). Adapun saran kami kepada vendor hanya satu, yaitu: give your best solution to your client!
Desain sistem biasa dilakukan oleh vendor sendiri ataupun pihak lain, semisal konsultan yang ditunjuk oleh owner. Sebagai vendor yang tidak mendesain, maka tugasnya adalah mempelajari desain yang sudah ada dan melakukan CDR jika perlu. Apabila reputasi konsultannya sudah sangat baik, maka CDR menjadi tidak perlu lagi, sehingga vendor
hanya sebagai penyedia unit saja, bukan penanggungjawab kesuksesan
sistem. Perlu dibedakan antara kesuksesan sistem dengan bekerjanya alat.
Kesuksesan sistem mengandung arti luas seperti definisi kami di atas,
sementara bekerjanya alat hanya menyatakan bahwa alat ini bekerja sesuai
dengan fungsinya. Salah satu indikasi kesuksesan sistem adalah
bekerjanya alat sesuai dengan fungsinya.
Namun, jika vendor sendiri ditunjuk sebagai desainer, maka tahap CDR menjadi penting, sebab dialah yang mengetahui spesifikasi produk yang dijualnya, apakah memenuhi spesifikasi yang diminta atau tidak. Desain yang kurang mantap bisa disebabkan oleh banyak hal. Penyebab paling sering adalah soal minimnya waktu akibat dikejar deadline penawaran, sehingga team tidak sempat lagi melakukan CDR.
Berbeda dengan point 2, maka pada point ini penyebab kegagalan satu proyek adalah dari vendor sendiri yang mengabaikan tahapan CDR, sekalipun waktu yang tersedia cukup banyak. Hal ini kerap menimpa vendor yang baru pertama kali mengikuti proyek, kendati ada juga yang sudah malang-melintang di berbagai proyek, namun tidak pernah sekalipun melakukan tahapan ini. Kami tidak mengatakan vendor yang tidak melakukan CDR
sebagai tidak kredibel, hanya saja menurut kami asas kehati-hatian
sangatlah penting, terlebih lagi jika proyek yang dikerjakannya termasuk
ke dalam kategori Classified (bersifat rahasia), misalnya gedung pemerintahan, bank atau yang bersifat layanan publik -yang tidak boleh trouble- semisal CCTV di kantor pemerintahan dan jalan raya.
Nah, di titik inilah pokok masalah selalu timbul, yaitu manakala vendor (penjual) sudah terdesak oleh batas waktu penawaran harga yang hanya tersisa 1-2 hari lagi. Lebih runyam lagi apabila vendor hanya berbekal informasi yang sangat minim, sehingga tidak tahu persis apa kebutuhan user. Informasi ini biasanya diperoleh melalui pihak kedua -bahkan ketiga- yang hanya memegang BoQ saja dari pihak lain. Sedangkan informasi yang lebih perlu -yaitu wiring diagram sistem- justru tidak ada sama sekali. Kami berani mengatakan, bahwa BoQ tanpa dilengkapi dengan wiring diagram tidak berarti apa-apa, selain menyisakan pekerjaan yang menjemukan. Apa sebab? Sebab wiring diagram adalah kunci emas dari satu sistem yang akan menentukan sukses tidaknya pekerjaan. Believe it or not, kerja tanpa diagram ibarat meraba dalam gelap. Kendati kita berhasil memegang sesuatu, namun kita tidak tahu posisi sesuatu itu ada di mana. Demikian pula halnya dengan BoQ. Kendati kita mengetahui persis nama unit yang dimaksud, namun tidak serta merta mengetahui dimana posisinya dalam sistem, kecuali setelah dipelajari secara mendalam. Apalagi jika kita tidak mengetahui persis unit apa yang dimaksud di dalam BoQ tersebut, maka proses pembuatan penawaranpun menjadi lama. Akan tetapi, karena dikejar deadline, maka tidak jarang penawaranpun diajukan ala kadarnya.
Inilah yang kami maksud dengan menyerap kebutuhan user. Kredibilitas vendor akan terlihat pada point ini. Vendor kredibel tentu tidak melulu mengedepankan profit, tanpa memberikan solusi terbaik. Memang kedengarannya idealis, sehingga anda boleh membantah kami dalam hal ini! Namun, saran kami pada user ataupun pemberi pekerjaan, berikanlah vendor informasi selengkap mungkin, terutama diagram sistem yang jelas sebagai kelengkapan dari BoQ (rincian unit). Adapun saran kami kepada vendor hanya satu, yaitu: give your best solution to your client!
2. Desain Sistem yang Kurang Mantap
Namun, jika vendor sendiri ditunjuk sebagai desainer, maka tahap CDR menjadi penting, sebab dialah yang mengetahui spesifikasi produk yang dijualnya, apakah memenuhi spesifikasi yang diminta atau tidak. Desain yang kurang mantap bisa disebabkan oleh banyak hal. Penyebab paling sering adalah soal minimnya waktu akibat dikejar deadline penawaran, sehingga team tidak sempat lagi melakukan CDR.
3. Tidak Ada Critical Design Review
